공공기관의 주요 기록물을 체계적으로 정리·보존하기 위한 '공공기관의 기록물 관리에 관한 법률(이하 기록물관리법)'이 지난 1월 1일자로 시행된 가운데 경기도·인천시 및 각 시·군별로 기록물 전담관리기구 설치와 전문인력의 배치가 시급하다.

개정된 기록물관리법에 따르면 도 및 광역시와 그 관할구역내 시·군·구와 광역시·도 단위 교육청은 지난달부터 지방기록물관리기관을 설치·운영할 수 있도록 하고 있다.

즉, 공공기록물을 통일된 기록보존방식에 따라 지방자치단체별로 체계적으로 관리·보존함으로써 역사적 사료로서 공공기록물의 훼손·멸실·사유화를 방지하고 국정운영의 투명성을 확보하겠다는 것.

여기에는 기록물의 효율적인 관리를 위한 전담기관으로서 '자료관'의 설치를 대통령령(제16609호)으로 의무화하고 있다. 이 자료관은 기록물의 수집·보존 및 관리, 전문관리기관으로의 이관, 전문관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용, 기록물 정보공개청구의 접수 등을 일괄적으로 담당하는 기관이다.

그러나 경기도의 경우 현재 공문서의 보존·관리는 문서보존실, 도서 및 기타 자료는 행정자료실에서 나눠서 시행하고 있어 기록물관리법의 전면적인 실시를 위해 이들 기관의 통합운영이 시급한 실정이다. 또한 이들 기록물을 사료로서 활용하기 위해서는 경기도사편찬위원회 등 사료편찬기관과의 협조체제도 구축돼야 한다.

기록물관리법 시행령은 이와함께 기록물의 상호활용이 가능토록 하기위해 기록물관리의 표준화를 규정하고 있는데 이를 위해서는 담당공무윈의 전면적인 교육과 전문인력의 배치가 필수적이다.

시행령은 기록물 분류번호 부여방식과 기록물철의 분류기준도 전면적으로 개선할것을 규정하고 있다.

이에따르면 생산·접수된 모든 기록물에 처리과기관코드와 연도별등록일련번호로 구성되는 기록물 등록번호를 부여하여 이를 전자문서시스템으로 운영토록 하고있다. 문서 한건한건에 전산추적이 가능하도록 함으로써 보존성을 높인 것이다.

또 기록물철도 처리과기관코드와 단위업무코드, 기록물철등록연번 등으로 구성된 새로운 등록번호에 따라 분류해 보존하게 되는데 기존에 동일기능의 문서를 함께 철하던 방식에서 벗어나 사안별로 별도로 분류토록 하고 있다. 이같은 분류는 사안별로 문서철을 추적할 수 있도록 하는 방식이다.

그러나 이러한 분류 및 등록은 반드시 지정된 방식에 따라야 하고 이를 체계적으로 전산처리해야 하는 관계로 담당공무원의 전면적인 재교육과 전담기관내 전문인력의 배치가 필수적이다. 이와함께 기록물의 보존과 폐기를 결정하는 심의기구인 '기록물심의위원회'의 구성도 시급한 실정이다.

참고로 경기도의 경우 지난해 문서보존실이 처리한 '5년이상 보존문서'만도 1만9천건에 달한 것으로 집계됐다.
/朴商日기자·psi2514@kyeongin.com