도교육청, 시스템 도입·시범운영
수기 서명 문서 관리 어려움 해소
교육학술정보원과 협업 기능 개선

경기도교육청이 중앙부처와 지방자치단체와 같이 자치법규 공포 절차에 전자문서시스템을 도입했다고 19일 밝혔다.

경기도교육청(이하 도교육청)에 따르면 그동안 경기도교육감은 소관 조례와 교육 규칙을 공포하기 전에 이를 전자 결재하는 절차와 별개로 비효율적 행정절차를 이행했다. 예컨대, 바로 공포문 원본에 직접 자신의 서명을 수기하고, 도교육청 직인을 날인하는 등 비전자문서 관리를 위한 단계를 추가로 밟았던 것이다.

문제는 이 같은 과정에서 불필요한 업무중복이 발생한 점이다. 도교육청의 경우 매년 100개 이상의 공포문에 수기 서명 등 중복된 업무가 발생했다.

특히 수기 서명 공포문 관리에 따라 최소 3장에서 100장이 넘는 종이 비전자문서를 생산·관리하는 어려움이 따랐다고 도교육청은 전했다.

이와 달리 현재 중앙부처와 지방자치단체는 공포문 결재, 서명, 직인 날인을 전자문서시스템으로 처리한다. 시·도교육청 전자문서시스템이 해당 기능을 구현하지 못해 비효율성을 초래하고 있는 실정과 딴판이었던 것이다.

도교육청은 이 같은 불편을 해결하기 위해 경기도교육정보기록원과 한국교육학술정보원이 협업해 전자문서시스템 기능을 개선했다.

이를 통해 종이문서 감축, 비전자문서 관리 업무를 개선할 수 있는 효과를 얻을 수 있을 것으로 기대하고 있다.

도교육청은 지난 10월부터 해당 시스템에 대한 시범 운영을 진행 중으로, 향후 타 시·도교육청에 이번에 개선한 공포 절차사례를 안내할 계획이다.

이미용 도교육청 행정관리담당관은 "경기도교육청이 선도적으로 공포 절차를 개선해 모든 시·도교육청에서 '행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정'과 '전자정부법'에 따른 업무 효율화를 높일 수 있어 의미가 크다"고 말했다.

/조수현기자 joeloach@kyeongin.com